Em uma linha. Plataforma PCD não se avalia por slide de demo. Se avalia por 40 perguntas em 7 categorias: pool real (não inflado), automação real (não interface), compliance LGPD (não promessa), integração com ATS, suporte com SLA, qualidade de dado, estrutura de preço. POC de 30 dias com integração configurada é o teste decisivo.
As 7 categorias do checklist
A avaliação de uma plataforma de recrutamento PCD é multidimensional. Olhar só interface ou só preço produz decisão ruim. As 7 categorias cobrem o que importa em ciclo de 12 meses:
| Categoria | Perguntas | Peso na decisão |
|---|---|---|
| 1. Pool real | 6 | 25% (define se a plataforma cobre seu problema) |
| 2. Automação real | 6 | 20% (define o quanto reduz trabalho interno) |
| 3. Compliance LGPD | 6 | 15% (define risco material) |
| 4. Integração com ATS e folha | 5 | 10% (define fricção de migração) |
| 5. Suporte e operação | 5 | 10% (define experiência diária) |
| 6. Qualidade de dado | 6 | 10% (define poder de decisão analítica) |
| 7. Estrutura de preço | 6 | 10% (define TCO real) |
1. Pool real
O número agregado de PCDs cadastrados em uma plataforma significa pouco. O que importa é o pool ativo, na sua região, na sua categoria de vaga.
- Qual o tamanho do pool ativo nos últimos 90 dias na cidade [X]? Esperar resposta em até 48h, com corte específico. Recusa é sinal vermelho.
- Qual a distribuição por tipo de deficiência (auditiva, visual, motora, intelectual, mental, múltipla)? Pool sério tem todos os tipos representados.
- Qual a distribuição por escolaridade e por experiência (operacional, técnico, sênior, executivo)? Plataforma só com pool júnior não atende vaga gerencial.
- Quantas vagas foram fechadas com sucesso nos últimos 12 meses na cidade [X] e categoria [Y]? Histórico é o melhor preditor.
- Como o pool é mantido ativo? Frequência de comunicação? Taxa de resposta a mensagem? Pool ativo responde em horas; pool dormente responde em semanas.
- Qual a taxa de no-show em entrevista agendada pela plataforma? Acima de 25% é problema sério.
Sinal de alerta: "temos 15 mil PCDs" sem corte. Plataforma séria nunca vende pool sem segmentar.
2. Automação real
Interface bonita não é automação. Automação é o quanto o software faz por conta própria, sem intervenção humana repetitiva.
- A divulgação da vaga é multicanal (LinkedIn, Indeed, Vagas, instituições) e automatizada? Distribuição manual é fricção alta.
- O match candidato-vaga usa critério auditável? Tem revisão humana opcional? Critério opaco vira problema LGPD (art. 20).
- A mensageria com candidatos é personalizada por templates editáveis e envia automaticamente em pontos do funil? Mensagem genérica gera baixa resposta.
- A validação de laudo é automatizada? OCR, conferência de CID, fluxo de aprovação? Validação manual demora dias.
- O agendamento de entrevista é por link direto (Calendly-like), com integração ao calendário? Agendamento por e-mail vai-e-volta perde candidato.
- O relatório RAIS é gerado por API ou exportação direta, sem montagem manual? Relatório montado em Excel é fonte de erro.
Sinal de alerta: demos com muitos cliques humanos para coisas simples (agendar, mensagem, RAIS).
3. Compliance LGPD
Compliance é o que separa plataforma profissional de produto improvisado. Sem isso, o contratante herda risco.
- Tem DPA padrão pronto? Posso revisar antes de assinar? Sem DPA não é fornecedor sério.
- Como vocês tratam dado sensível (currículo, laudo, CID)? Política de retenção configurável? Resposta vaga ("a gente cuida") é alerta.
- Tem log de acesso por usuário e por dado? Como o cliente audita? Sem log não há accountability.
- Tem procedimento de resposta a solicitação de titular (acesso, eliminação) em 15 dias? Recriação manual a cada pedido vira problema operacional.
- Tem plano de resposta a incidente, com gabarito de notificação à ANPD? Sem plano, o incidente vira improviso e agravante de multa.
- Vocês são auditados anualmente? Por quem? Auditoria externa é sinal forte de maturidade.
Sinal de alerta: "vamos preparar quando precisar" ou "outros clientes não pediram isso".
4. Integração com ATS e folha
Plataforma PCD que não conversa com ATS geral (Gupy, Kenoby, Greenhouse) ou com sistema de folha (Senior, TOTVS, ADP) cria silo e retrabalho.
- Quais integrações nativas vocês têm? Posso ver lista atualizada? Plataforma forte tem 5-15 integrações nativas.
- A integração é em tempo real (webhook) ou batch (export/import)? Latência típica? Batch noturno cria delay; webhook é padrão moderno.
- Como vocês tratam conflito de dado entre ATS e plataforma PCD? Resposta deve definir source of truth e regra de merge.
- POC de 30 dias com integração ativa é possível? Não havendo POC com integração, comprar é apostar.
- Quem dá suporte na integração? A equipe técnica de vocês ou apenas vendas? Suporte técnico dedicado faz diferença na primeira semana.
Sinal de alerta: "integração é via planilha exportada toda semana".
5. Suporte e operação
Plataforma é apenas software. Operação é o que define experiência diária. Suporte fraco vira tickets sem resposta e abandono do uso.
- Qual o SLA de resposta por canal (e-mail, chat, telefone, WhatsApp)? Esperar SLA explícito; sem SLA é serviço sem compromisso.
- O suporte é em português, em horário comercial brasileiro? Plataformas com suporte EUA-only têm fricção alta.
- Existe customer success dedicado para minha conta? Frequência de reunião? CS quinzenal é padrão saudável.
- Existe operador de plataforma (consultor que opera em meu nome) opcional? Útil para RH pequeno sem time dedicado.
- O que acontece quando há bug crítico? Tem hotline? Resposta vaga é alerta.
Sinal de alerta: "abre um ticket no formulário e a gente responde em até 5 dias úteis".
6. Qualidade de dado
Plataforma só vira útil se gera dado para decisão. Dashboard inicial bonito não basta; o que vale é dado exportável, granular, confiável.
- Quais indicadores o dashboard padrão exibe? Posso ver? Pedir captura real, não slide. Indicadores fora do padrão (tempo médio por etapa, taxa por canal, NPS de candidato) sinalizam profundidade.
- Posso exportar dados em CSV/Excel para análise externa? Sem export, a empresa fica refém da visualização da plataforma.
- Os dados são atualizados em tempo real ou em batch? Tempo real é padrão moderno.
- Quais APIs de dado vocês têm para integração com BI? API REST com documentação é diferencial.
- O dashboard de cota PCD inclui projeção (você está em X%, precisa de Y contratações para chegar em 100% até [data])? Projeção é mais útil que foto.
- Quais relatórios de compliance são gerados automaticamente (RAIS, eSocial, MPT)? Plataforma forte gera todos os obrigatórios.
Sinal de alerta: dashboard é só print do demo; export e API são vagos.
7. Estrutura de preço
TCO real raramente é o que aparece na proposta inicial. Setup, sobretaxa, suporte premium, renovação podem dobrar o custo no segundo ano.
- Posso ver tabela de preço pública (ou pelo menos faixas)? Preço opaco frequentemente esconde negociação ruim.
- Qual o setup inicial? Cobrado uma vez? Setup acima de R$ 25 mil exige justificativa.
- Qual a regra de sobretaxa por uso (vagas, candidatos, mensagens)? Sobretaxa não documentada vira surpresa.
- O suporte está incluído ou é cobrado à parte (tiers)? Suporte premium pode adicionar R$ 1-3 mil/mês.
- Qual o reajuste anual? Indexado a quê? Reajuste IPCA + spread ou IGPM é típico.
- Tem multa de saída ou prazo mínimo? Como funciona renovação automática? Renovação automática sem aviso é alerta de retenção forçada.
Sinal de alerta: "o desconto é só nessa reunião" ou "a próxima proposta é mais cara".
Sinais de alerta agregados
Cinco sinais que, somados, indicam plataforma frágil ou venda apressada. Três ou mais juntos = repensar a compra.
- Recusa a entregar pool segmentado por cidade e categoria.
- Preço opaco, depende de "conversar com gerente".
- Sem POC real (limita a interface ou a 5 dias).
- Referências em forma de logo, sem nome e contato.
- Contrato com renovação automática + multa de saída.
Cada um isolado pode ter explicação. A junção indica que a plataforma está vendendo posição, não produto.
Perguntas frequentes
Quanto tempo dura uma avaliação séria?
De 4 a 8 semanas para contrato anual de R$ 50-200 mil. Primeira semana: RFP/checklist e shortlist de 4-6 fornecedores. Semanas 2-4: reuniões e respostas escritas. Semanas 4-6: POC com 2 finalistas. Semanas 6-8: diligência (referências, jurídico, contrato) e decisão.
Como pedir POC sem comprometer compra?
POC formalizado em escopo limitado e prazo definido (30 dias, 2 vagas grátis, métricas pré-acordadas), sem cláusula de aquisição automática. Plataforma séria oferece sem resistência. Plataforma que oferece "só com contrato assinado" está condicionando compra.
Vale negociar SLA personalizado?
Vale para contratos acima de R$ 100 mil/ano. SLA típico inclui: disponibilidade da plataforma (99,5% ou superior), tempo de resposta de suporte (4h crítico, 24h padrão), tempo de resolução de bug, créditos por descumprimento.
O que pedir em referência?
3-5 referências de cliente com perfil similar ao seu. Pedir: tempo de uso, tamanho da operação PCD, ROI obtido, principais pontos positivos, principais pontos negativos, se renovariam. Contato direto, não apenas testemunho escrito.
Cláusula de exclusividade é negociável?
Em geral sim. Exclusividade limitada (ex: "principal plataforma para cota PCD durante o contrato") é comum. Exclusividade absoluta (sem outra plataforma, sem consultoria) raramente faz sentido para o contratante; rejeitar.
Posso usar esse checklist em formato editável?
Sim. Versão Word/Excel disponível para download em /materiais (lead magnet). Edite conforme prioridade da sua operação; categorias podem ter pesos diferentes.
Como a Recruta responde a esse checklist?
Direto, em até 48h, com dado segmentado. O comercial Recruta usa o próprio checklist (ou parecido) em conversas de venda; o documento foi escrito por quem opera o outro lado da mesa também. Para teste real, 2 vagas grátis com integração configurada estão disponíveis.
Fontes
- Operação direta Recruta/Protagonist: 40+ RFPs e POCs com clientes entre 2023 e 2026
- Pesquisa interna: comparativo de 8 plataformas PCD ativas no Brasil em 2026
- Texto complementar: Consultoria vs software de cota PCD
- Texto complementar: Quanto custa software de recrutamento com IA no Brasil em 2026
- SHRM: "Vendor Selection in HR Technology" (atualização 2024)
- Gartner: "Critical Capabilities for Talent Acquisition Suites" (2025)
Editado por Rosana Daniele Marques, sócia da Protagonist e editora da Recruta. Atualizado em 17 de maio de 2026.